מבנים מסחריים רבים משמשים כמרכז לעסקים רבים, ובעצם, מתוכם מתנהלת פעילותם הענפה. כך לגבי חברות, מוסדות ציבוריים וכדומה. בעלי המבנים וגם מנהלי גופים אלו היו רוצים שניהול המבנה עצמו ייעשה על הדרך הטובה ביותר, ולשם כך, שוכרים שירותי חברת ניהול מבנים מקצועית. היכולת של החברה לנהל את המבנים היטב נובעת מהתשתית הקיימת ברשותה הכוללת צוות מנהלים ועובדים מוכשרים ומקצועיים, תוכנת ניהול חדשנית המותאמת לשליטה ולפיקוח על כל התחום וכן, קבלנים עצמאיים העובדים במיקור חוץ. כל אחד מהם בעל הסמכה ויכולת לטפל בכל המערכות הקיימות בבניין.
בכל מבנה כזה ניתן למצוא מערכות בסיסיות של חשמל, אינסטלציה, תקשורת, מעליות שירות וכדומה. במבנים חדשניים ומאובזרים יותר יש גם מערכות לגילוי, התראה וכיבוי אש, משאבות לחץ, מפוחים, מערכות מיזוג אוויר מבוססות צ'ילרים, מערכות לפינוי אשפה מרכזיות, מצלמות פנימיות והיקפיות ועוד. כל מערכת כזאת חייבת תיקונים ותחזוקה מונעת הנדרשים באופן שוטף לשמירה על תפקוד ואווירה אידיאלים. מעליות, לדוגמא, חייבות בביקורת שנתית לאישור תקינותן. חברת הניהול דואגת גם למטלות יום יומיות דרך כמו: ניקיון, גינון, מודיעין בכניסה לבניין, שמירה, אם עולה הצורך, ועוד. כך שהתפעול נעשה מדי יום ובקביעות.
ההסכם מול חברת ניהול בניין הינו לרוב, רב שנתי ונכללים בו כל ההסכמות המקובלות על שני הצדדים. החברה גובה את הכספים החודשיים השוטפים ומשתמשת בהם לצרכים הקבועים. כאשר עולה הצורך בהשקעה חד פעמית עבור שדרוג מערכות, צביעה, שיפוץ, הקמת גינה חדשה ועוד, תקבל החברה את הסכמת הנהלת המבנה או נציגותו ותגייס את הכספים הנדרשים. לאחר מכן, תוציא אל הפועל את העבודה בדרך של מכרז פנימי בין מספר קבלנים מציעים. החברה מדווחת ללקוחותיה באופן שוטף על כל הפעילות, כולל הכספיים, ועושה זאת בשקיפות מרבית. מומלץ לשכור שירותי חברה בעלת מוניטין.
